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会社法と登記の知識

コラム

会社登記簿謄本

履歴事項全部証明書

会社登記簿謄本(法人登記簿謄本も含みます)もいくつかの種類がありまして、その代表的なものがこの履歴事項全部証明書です。

 

「全部」の意味

会社の登記簿はつぎのとおり色々な区に分割されています。

代表例として株式会社について述べます。

①商号区②目的区③株式・資本区④役員区⑤役員責任区⑥会社支配人区⑦支店区⑧新株予約権区⑨会社履歴区⑩企業担保権区⑪会社状態区⑫登記記録区

①~⑫までの区がすべての株式会社にあるわけではありません。

①商号区②目的区③株式・資本区④役員区⑫登記記録区については右の見本のように全ての株式会社にありますが、その他の区については会社の登記状態によって異なります。

a 履歴事項全部証明書の全部とは、会社の登記簿に記載のあるすべて区を意味します。

 

「履歴」の意味

登記簿記載事項に変更があったときには変更登記を申請しなければなりません。変更登記をすると旧の記載事項はアンダーラインを引かれます。

これは抹消したことをあらわしています。

b この変更前の登記事項の記載がある、すなわち現に効力のある事項の他に、過去にどんな変更履歴があったのかを確認できる証明書が履歴事項証明書となります。(注)

上記のa「全部」とb「履歴」を合わせて、履歴事項全部証明書となるのです。

(注)但し、この履歴はかなり昔のものは記載されません。おおよそ3年くらい前までに抹消されたものまでが記載されます。例えば請求日が平成30年4月1日とした場合、その3年前の平成27年4月1日の年の1月1日すなわち平成27年1月1日から請求日までに抹消された事項・効力を有しない事項が記載されるのです。

(商業登記規則第30条1項2号)

コラム

事業目的と許認可と助成金

事業目的は定款で定める「目的」を指します。目的は会社の活動範囲を一応規定するものとなります。株式会社は営利法人ですので、目的の範囲は広く解されるのですが、やはり目的で一応の線引きがなされます。金融機関や取引先は「目的」でどんな事業を行っている会社なのかどうかを確認します。

目的は許認可との関係でも重要です。許認可を得ようとすると、やはり「目的」に入っていますか?と原則としてはなりますね。定款の目的は登記簿の記載事項でもあるので、登記簿謄本(現在の履歴事項全部証明書等)で確認すれば目的に入っていないことがわかってしまいます。ですので、まずは定款を変更して目的に許認可を得たい事業を追加する、そして登記申請をして登記簿の記載も変更手続きをすることになります。

このときに許認可で大切なのは、あらたに追加する目的が許認可を得るために十分な表現なのかどうかです。得たい許認可ごとに役所の担当部署が決まっていますので、定款変更の前に、追加する事業の表現を確認します。多くの場合は、「○○○○を定款の事業目的に追加してください」などと教えてくれます。

助成金でも目的は関係してきます。特定の事業の助成金申請であれば当然ですが、新規に事業を立ち上げる場合の助成金の申請は、目的に既に追加されている事業は新規事業とみなされないことがあります。

このようなことがおこる背景には、定款の目的には現実に営んでいない事業も追加可能ということがあります。近い将来行う可能性があるなのどで広く目的をカバーしているケースなどです。あらたに目的を追加しようとすると、定款変更をして、変更登記申請が必要となります。変更登記申請は司法書士の費用と登録免許税3万円が必要なので、広く目的をとりがちなのです。

コラム

取締役会廃止の手続き

取締役会を廃止することの実際上の大きな利点は、株式会社だけれども取締役1名でOKとできることにあります。取締役会設置会社ですと、最低でも取締役3名以上、監査役1名以上は必ず置かないといけなかったのです。名ばかりの親族や従業員に役員を依頼していたけれけれども、後任者を選ぶ必要がでてきたときに、取締役会を廃止することでこの問題が解決することがあります。

取締役会を廃止するには定款の変更が必要です。その際に株式の譲渡制限規定を見直す、株券廃止の検討、監査役の廃止の検討、役員任期の延長も検討するほうがよいですね。当事務所に依頼をいただくときには通常はこのような内容を提案します。

但し、取締役会を廃止することで、金融機関や取引先から企業統治が弱いとみられてしまう可能性もあります。企業規模、取引先との関係も考えながら検討することが大切です。

コラム

登録免許税?

登録免許税?一般にはなじみが薄い言葉です。会社や不動産の登記申請をする際に必要となる税金のことです。

登録免許税は、登記申請をするときに司法書士が貼付して納付します。納付しないと登記申請が却下されてしまいます。

通常は司法書士が依頼者から登録免許税額を預って、登記申請のときに収入印紙を購入して申請書に貼付して納付ます。

登録免許税はときには高額になることがあります。司法書士の報酬と勘違いされて、「司法書士の報酬は高い!」とおもわれる方がおられます。登録免許税は報酬とは違いますので、明細でご確認くださいね。

※オンラインで登記申請をする場合には、登録免許税はオンライン納付が可能ですが、一般の方はご存じなくてもいいのかとおもいます。

コラム

代表取締役の住所

代表取締役の住所は登記事項ですので登記されます。(会社法第911条)

代表取締役の住所が日本国内になくても登記することができます。例えば、外国国籍のひとで日本国内に住所を有していない人、日本国籍は持っているけれども海外在住で日本国内に住所を有していない人などの場合です。

従来は昭和59年9月26日民四第4974号民事局第四課長回答及び昭和60年3月11日民四第1480号民事局第四課長回答によって、少なくとも代表取締役のうち一人の住所が日本国内になければ登記申請が受理されませんでした。

しかし、平成27年3月16日民商第29号の通達により取り扱いが変更されました。ですので、現在は代表取締役のうち誰も日本国内に住所を有しない場合でも登記申請が可能となります。ただし、日本に住所を有しないので通常は印鑑証明書の発行ができないのでそれに代わる証明書が必要なこと、設立登記の現金出資の払い込みの際に日本国内に発起人または取締役の金融機関口座がないときに、手続きを慎重に進めることが必要となります。

登記が確実になされるためには、とても準備が必要なのです。

コラム

会計監査限定の登記

監査役は、その権限が2種類の監査役に分かれます。

監査役の権限が、①会計監査に限定されている場合と、②会計監査に限定されておらず業務監査権限まで持つ場合があるのです。

会社法に改正される前の商法の頃から旧小会社の監査役の監査の範囲は会計監査に限定される旨の規定がありましたが、会社法が施行されて、監査役の監査の範囲を会計監査に限定するときは、定款で定めることになりました。

そして、平成27年5月1日から改正会社法が施行され、監査役の権限を会計監査に限定する定款規定(又はみなし規定)がある会社は、その旨の登記をすることとなりました。具体的には、役員欄の監査役の下に「監査役の監査の範囲を会計に関するものに限定する旨の定款の定めがある」と登記(登記簿に記載)されるのです。

業務監査権限までを担う監査役の責任は存外重いものです。会計監査限定登記をすべきときまでに登記していないときは、第三者に対抗できません。すなわち、業務監査権限監査役としての責任を負う可能性がでてきてしまいます。

役員変更の際には確認が必要です。

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株主リスト

株主総会の決議を必要とする登記の申請をするときには、株主リストの添付が必要となりました。株主リストには、株主の住所・氏名・所有株数・議決権数等が記載され、各議案が適法に可決されたのかどうかを代表者が証明します。

平成28年9月30日までは株主リストは登記申請の添付書面ではなかったので、会社が自ら株主情報(株主名簿記載事項)を開示しない場合は、自分が何株所有しているかどうかを確認することが相当困難でした。なぜなら、株主構成や株主の所有株式数等の情報は登記事項ではなく公開されていないからです。

ですが、現在は株主リストが登記申請書の添付書類となる場合があるので、利害関係人から閲覧することが可能です。ですので、法務局に利害関係があると認められた閲覧申請人が株主リストを閲覧することで自分が株主であることを確認ができるのです。

但し、株主リストには上位10名の株主または議決権割合が3分の2に達するまでの株主のうち、いずれか少ない方の株主の記載になりますので、その結果、株主リストに記載されない株主がある場合もあります。

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会社の実印を紛失したときの対処法

会社実印はとても大切です。ですが紛失されたり盗難に遭って失くすこともありますね。

会社実印だけでは会社の実印と証明されることはほぼないです。会社の印鑑証明書とセットで会社実印なのです。ですが、過去の取引で会社の実印として使用されていたことから実印の印影がわかってしまい悪用されることなども想定できますので絶対にとはいえません。

そんなときには速やかに対応しましょう。放っておくと何かあった場合に過失責任が問われかねないので、まずは新たな会社実印を作成して法務局に印鑑改印届を提出するこが大切です。ちなみにわかりやすいように会社実印と呼んでいますが、くわしくいいますと、当該代表取締役等の会社代表者が代表者の印鑑として法務局に届け出をした印鑑なのです。代表取締役が2名いる会社では、2名ともがそれぞれ別の印鑑を法務局に届け出ることもできるのです。

法務局への届出手続きは最低限の手続きです。そのほかにそれぞれの会社の個別の事情ごとに対応されることが大切です。

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増資の方法

増資をする方法は、大きく分けて次の通りです。

①新株を発行する。現金で払込(現金出資)

②新株を発行する。現物を給付(現物出資)

③剰余金を資本に振り替える(剰余金の資本組入)

 

①はシンプルです。株式を発行して、その株式の代金としてお金が会社に入ります。これを出資金といいますが、出資金は会社が返済する必要のないお金になりますので財務体質がよくなります。

②は現金以外の物を出資する代わりに株式を付与する方法です。現金以外の物なので、その物の評価が必要になりますので現金よりも手間がかかります。不動産、動産、特許権そして、債権も現物出資の対象です。現物出資では債権、すなわち会社に対する貸付金を現物出資する方法が多く用いられます。中小企業の代表者は会社の運転資金などで会社に対し貸付債権を有していることが多いからです。

③は準備金の資本組み入れです。新株は発行しないで、資本の部の中で資金を振り替えることになります。

増資の場合には、会社法上の制限や税務上の注意点も検討したうえで手続きを進めることが大切です。

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株式会社の取締役・監査役の任期

株式会社の役員法定任期は選任後、取締役は2年内、監査役は4年内の最終の事業年度に関する定時株主総会の終結のときまでです。

※監査等・指名委員会設置会社の取締役は除きます。

ですが、定款規定で法定任期を短縮・延長することができます。中小企業では短縮されるケースはあまり見受けられませんが、逆に定款で任期を最大10年まで延長されるケースは多くみられます。 ※ 監査役の任期は短縮できません

 

任期を延長できる条件は、「公開会社ではないこと」です。 この公開会社とは上場会社のことではなく、株式の譲渡制限規定がない会社のことを意味します。 ですので、定款規定に「当会社の株式を譲渡するには○○の承認を受けなければならない」との規定があれば「非公開会社」なので定款の規定で任期を最大10年まで延長することは可能です。

ですが、会社法の知識が乏しい、任期管理ができない、同族経営ではないなどの場合には、注意が必要です。

任期が到来しているのをうっかり忘れていたことで、過料の制裁を受けることがあります。また、みなし解散(会社法第472条)の規定により解散されてしまうこともあります。また、許認可との関係でも任期管理は大切です。

任期到来ごとに改選(再選重任)手続きをおこない、その登記をすることが大切なのです。

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