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会社法と登記の知識

コラム

代表取締役の住所

代表取締役の住所は登記事項ですので登記されます。(会社法第911条)

代表取締役の住所が日本国内になくても登記することができます。例えば、外国国籍のひとで日本国内に住所を有していない人、日本国籍は持っているけれども海外在住で日本国内に住所を有していない人などの場合です。

従来は昭和59年9月26日民四第4974号民事局第四課長回答及び昭和60年3月11日民四第1480号民事局第四課長回答によって、少なくとも代表取締役のうち一人の住所が日本国内になければ登記申請が受理されませんでした。

しかし、平成27年3月16日民商第29号の通達により取り扱いが変更されました。ですので、現在は代表取締役のうち誰も日本国内に住所を有しない場合でも登記申請が可能となります。ただし、日本に住所を有しないので通常は印鑑証明書の発行ができないのでそれに代わる証明書が必要なこと、設立登記の現金出資の払い込みの際に日本国内に発起人または取締役の金融機関口座がないときに、手続きを慎重に進めることが必要となります。

登記が確実になされるためには、とても準備が必要なのです。

コラム

会計監査限定の登記

監査役は、その権限が2種類の監査役に分かれます。

監査役の権限が、①会計監査に限定されている場合と、②会計監査に限定されておらず業務監査権限まで持つ場合があるのです。

会社法に改正される前の商法の頃から旧小会社の監査役の監査の範囲は会計監査に限定される旨の規定がありましたが、会社法が施行されて、監査役の監査の範囲を会計監査に限定するときは、定款で定めることになりました。

そして、平成27年5月1日から改正会社法が施行され、監査役の権限を会計監査に限定する定款規定(又はみなし規定)がある会社は、その旨の登記をすることとなりました。具体的には、役員欄の監査役の下に「監査役の監査の範囲を会計に関するものに限定する旨の定款の定めがある」と登記(登記簿に記載)されるのです。

業務監査権限までを担う監査役の責任は存外重いものです。会計監査限定登記をすべきときまでに登記していないときは、第三者に対抗できません。すなわち、業務監査権限監査役としての責任を負う可能性がでてきてしまいます。

役員変更の際には確認が必要です。

コラム

株主リスト

株主総会の決議を必要とする登記の申請をするときには、株主リストの添付が必要となりました。株主リストには、株主の住所・氏名・所有株数・議決権数等が記載され、各議案が適法に可決されたのかどうかを代表者が証明します。

平成28年9月30日までは株主リストは登記申請の添付書面ではなかったので、会社が自ら株主情報(株主名簿記載事項)を開示しない場合は、自分が何株所有しているかどうかを確認することが相当困難でした。なぜなら、株主構成や株主の所有株式数等の情報は登記事項ではなく公開されていないからです。

ですが、現在は株主リストが登記申請書の添付書類となる場合があるので、利害関係人から閲覧することが可能です。ですので、法務局に利害関係があると認められた閲覧申請人が株主リストを閲覧することで自分が株主であることを確認ができるのです。

但し、株主リストには上位10名の株主または議決権割合が3分の2に達するまでの株主のうち、いずれか少ない方の株主の記載になりますので、その結果、株主リストに記載されない株主がある場合もあります。

コラム

会社の実印を紛失したときの対処法

会社実印はとても大切です。ですが紛失されたり盗難に遭って失くすこともありますね。

会社実印だけでは会社の実印と証明されることはほぼないです。会社の印鑑証明書とセットで会社実印なのです。ですが、過去の取引で会社の実印として使用されていたことから実印の印影がわかってしまい悪用されることなども想定できますので絶対にとはいえません。

そんなときには速やかに対応しましょう。放っておくと何かあった場合に過失責任が問われかねないので、まずは新たな会社実印を作成して法務局に印鑑改印届を提出するこが大切です。ちなみにわかりやすいように会社実印と呼んでいますが、くわしくいいますと、当該代表取締役等の会社代表者が代表者の印鑑として法務局に届け出をした印鑑なのです。代表取締役が2名いる会社では、2名ともがそれぞれ別の印鑑を法務局に届け出ることもできるのです。

法務局への届出手続きは最低限の手続きです。そのほかにそれぞれの会社の個別の事情ごとに対応されることが大切です。

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増資の方法

増資をする方法は、大きく分けて次の通りです。

①新株を発行する。現金で払込(現金出資)

②新株を発行する。現物を給付(現物出資)

③剰余金を資本に振り替える(剰余金の資本組入)

 

①はシンプルです。株式を発行して、その株式の代金としてお金が会社に入ります。これを出資金といいますが、出資金は会社が返済する必要のないお金になりますので財務体質がよくなります。

②は現金以外の物を出資する代わりに株式を付与する方法です。現金以外の物なので、その物の評価が必要になりますので現金よりも手間がかかります。不動産、動産、特許権そして、債権も現物出資の対象です。現物出資では債権、すなわち会社に対する貸付金を現物出資する方法が多く用いられます。中小企業の代表者は会社の運転資金などで会社に対し貸付債権を有していることが多いからです。

③は準備金の資本組み入れです。新株は発行しないで、資本の部の中で資金を振り替えることになります。

増資の場合には、会社法上の制限や税務上の注意点も検討したうえで手続きを進めることが大切です。

コラム

株式会社の取締役・監査役の任期

株式会社の役員法定任期は選任後、取締役は2年内、監査役は4年内の最終の事業年度に関する定時株主総会の終結のときまでです。

※監査等・指名委員会設置会社の取締役は除きます。

ですが、定款規定で法定任期を短縮・延長することができます。中小企業では短縮されるケースはあまり見受けられませんが、逆に定款で任期を最大10年まで延長されるケースは多くみられます。 ※ 監査役の任期は短縮できません

 

任期を延長できる条件は、「公開会社ではないこと」です。 この公開会社とは上場会社のことではなく、株式の譲渡制限規定がない会社のことを意味します。 ですので、定款規定に「当会社の株式を譲渡するには○○の承認を受けなければならない」との規定があれば「非公開会社」なので定款の規定で任期を最大10年まで延長することは可能です。

ですが、会社法の知識が乏しい、任期管理ができない、同族経営ではないなどの場合には、注意が必要です。

任期が到来しているのをうっかり忘れていたことで、過料の制裁を受けることがあります。また、みなし解散(会社法第472条)の規定により解散されてしまうこともあります。また、許認可との関係でも任期管理は大切です。

任期到来ごとに改選(再選重任)手続きをおこない、その登記をすることが大切なのです。

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定款を失くしたときの対処方法

定款は会社の根本規則です。会社は定款と会社法に基づいて運営してきますので、定款が文書として会社に備え付けられていないことは問題です。定款は会社設立時に必ず作成しますので、保管していた文書としての定款を紛失してしまったとしても、観念上の規則としての定款は存在します。ただ、文書がないと定款内容の証明ができないので困りますよね。

 

では、定款を紛失したときにはどうすればよいのでしょう。

設立時の原始定款(会社設立のときに作成する最初の定款)を紛失してしまい現在までとくに定款内容を変更をしていない場合は、原始定款のコピーやデータがあれば定款は簡単に再製できます。定款は内容が正しければ、正しい定款内容を記載した文書に「本書は当会社現行定款に相違ない」と定款末尾に会社代表者の証明文を付して証明することで、現行の定款として利用できます。

 

ですが、定款を紛失してしまい定款の内容が全くわからない場合にはどうしましょう。

このようなときでも、登記簿の記載事項、決算書、過去の議事録等の内容を確認しながら定款の再生をすることは可能です。ですが、当初の定款内容が不明な以上、再生するだけでは定款とはなりえません。この場合、再生した定款の内容に定款を変更する手続きが必要です。会社法の規定による株主総会特別決議により再生した定款を承認可決することで定款変更の効力が生ずるのです。

 

定款は会社の組織を決定する大切な書類です。その変更を証明する議事録も定款と併せて大切に保管してくださいね。

 

コラム

ご注意ください。登記懈怠と選任懈怠

会社の登記事項に変更が生じた場合には、本店所在地で2週間内(会社法915条1項)、支店所在地で3週間内(会社法第930条3項)に変更登記をしなければなりません。この変更登記を期限内にしなければ登記懈怠(トウキケタイ)責任が発生します。

また、役員の任期が満了している場合、辞任等により員数に満たない場合にはその後任者を選任する義務があります。この選任手続きをとらなければ選任懈怠(センニンケタイ)責任が発生します。

これらの義務を履行しなければ100万円以下の過料(会社法第976条1項1号及び22号)の制裁が規定されています。この過料とはおおむね次のとおりです。

 

・裁判所から通知がきます。

・代表者個人に対して課されます。

・代表者ごとに各別に課されます。

・個人に対するものなので会社の経費となりません。

・怠った期間の長短により金額に変動がみられます。

 

定款で役員の任期を10年に伸長している会社や役員の任期がない有限会社の場合には、特に変更登記を忘れがちです。

 

実務的には融資の申し込みの際に金融機関に登記懈怠を指摘されることがありますが、決してプラスの印象は与えません。また、登記は今では誰もがインターネットを通じて簡単に閲覧できる信用の玄関口です。

当事務所では、登記簿をみた取引先様などから良い第一印象を持ってもらえるように、ご依頼者様には適切なご提案を差し上げております。

外部から見られることを意識した登記のご提案は当事務所にお任せください。

コラム

公開会社と非公開会社

 

登記をする会社が公開会社か非公開会社なのかはとても大切なポイントです。制度設計や役員の任期設計が変わってくるからです。

 

ですが、司法書士ならすぐに理解できますが、会社法に縁のない人にとっては「公開会社・非公開会社」といわれても理解は難しいとおもいます。(すぐに思い浮かぶのは証券取引所の上場会社かどうかということではないでしょうか ← ではありません)

 

公開会社とは、会社の株式の全部または一部について譲渡による取得について会社の承認が必要な定款の定めのない会社をいいます。(会社法第2条5号)

 

言い換えると、「株式の譲渡について会社の承認が不要な会社」のことを意味します。

 

他方、非公開会社とは、「譲渡による取得について会社の承認が必要な会社」を意味します。

この定款の定めは登記事項ですので、会社の登記簿に譲渡承認についての定めの記載がなければ公開会社・あれば非公開会社となります。

 

非公開会社は、その譲渡に会社の承認が必要なことから株式が第三者に渡り難くなります。第三者が株を持つ必要がない同族経営の会社はもとより、もっといえば株主に株式を自由に売り買いしてもらう予定のない会社はこの定款規定の設置はとても大切です。

会社法ではこの譲渡制限規定のあるなしで制度設計の取り扱いを大きく分けています。

役員の任期設計、取締役会の設置義務→監査役等の設置などです。

コラム

会社登記はなぜ必要?

 

会社は法が擬制(みな)して人格を与えた、いわゆる法人です。ですので、会社は私たち自然人と違いそもそも実体がないのです。

ですが、法が人格を認めた以上何らかの方法で目に見える形にしないといけません。そこで会社を登記することで会社の存在がようやく目に見えるようになるのです。

会社登記を確認することで会社の存在が確認できるので、その会社と取引をしようとする人は安心して取引ができるのです。

もっとも、最近では会社設立が以前に比べると容易ですので、会社の登記簿は確認できた場合でも注意が必要です。登記簿の確認は最低限必要ですが、実際にその会社が会社としての組織・実体を伴っているのかどうかの確認には十分注意を払ってください。

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