定款を失くしたときの対処方法

定款は会社の根本規則です。会社は定款と会社法に基づいて運営してきますので、定款が文書として会社に備え付けられていないことは問題です。定款は会社設立時に必ず作成しますので、保管していた文書としての定款を紛失してしまったとしても、観念上の規則としての定款は存在します。ただ、文書がないと定款内容の証明ができないので困りますよね。

では、定款を紛失したときにはどうすればよいのでしょう。

設立時の原始定款（会社設立のときに作成する最初の定款）を紛失してしまい現在までとくに定款内容を変更をしていない場合は、原始定款のコピーやデータがあれば定款は簡単に再製できます。定款は内容が正しければ、正しい定款内容を記載した文書に「本書は当会社現行定款に相違ない」と定款末尾に会社代表者の証明文を付して証明することで、現行の定款として利用できます。

ですが、定款を紛失してしまい定款の内容が全くわからない場合にはどうしましょう。

このようなときでも、登記簿の記載事項、決算書、過去の議事録等の内容を確認しながら定款の再生をすることは可能です。ですが、当初の定款内容が不明な以上、再生するだけでは定款とはなりえません。この場合、再生した定款の内容に定款を変更する手続きが必要です。会社法の規定による株主総会特別決議により再生した定款を承認可決することで定款変更の効力が生ずるのです。

定款は会社の組織を決定する大切な書類です。その変更を証明する議事録も定款と併せて大切に保管してくださいね。